Comment numériser un acte

Révisé 2009-01-24

Comment numériser un acte en ligne ou sur microfilm à l'aide de l'ordinateur

S'il s'agit d'un acte sur microfilm, vous devez naturellement avoir accès à un ordinateur qui accepte les microfilms. On trouve de ces ordi à BAnQ et au Family History Center de LaSalle, par exemple. Celui de LaSalle est beaucoup plus facile à utiliser. BAnQ nous dit qu'ils veulent acquérir des ordis plus performants pour les microfilms. Pour le moment, la tâche est ardue à BAnQ (centre d'archives de Montréal) ...

Si un acte ou une page de registre sont disponibles sur ordinateur, vous n'êtes pas obligé de les photocopier pour ensuite les numériser (les scanner avec un scanner). C'est ce que je croyais qu'il fallait faire au début !

Vous pouvez les numériser directement, à partir de l'écran, en les sauvegardant sur votre ordi (ou sur votre clé USB si vous utilisez un autre ordi que le vôtre).


Une page de registre :
Vous sauvegardez toute la page sur votre ordi ou sur votre clé USB en lui donnant un nom significatif.

Un acte de la page :
Vous devez faire un CROP (rogner) de l'image et le sauvegarder sous un autre nom.

TROUVEZ UNE FAÇON SIGNIFICATIVE ET UNIFORME DE NOMMER VOS IMAGES

Ne sauvegardez surtout pas votre image en format .doc (WORD). Non seulement la résolution de l'image en sera-t-elle affectée, mais vous ne pourrez plus l'utiliser en format image.

Il est toujours préférable de sauvegarder une image en format image pour pouvoir l'utiliser par la suite.

SUR VOTRE ORDINATEUR :

• .PDF --> si vous avez accès à ce logiciel qui est très dispendieux. Il est plus difficile de les modifier ... y compris par ... vous-même si vous ne savez pas comment modifier un fichier .PDF ! nb je ne sais pas si on peut insérer un fichier .PDF dans un fichier Word.

• . JPEG ---> plus courant, utilisé également pour les photos et pouvant facilement être modifié (par exemple, faire ressortir le texte).

SUR L'ORDINATEUR D'UN CENTRE D'ARCHIVES OU GÉNÉALOGIQUE :

Il se peut que vous n'ayez pas le choix et que vous soyez obligé de sauvegarder l'image selon l'extension qui est permise à ce centre. (même chose pour les archives en France, ça m'est arrivé à Tours). Il me semble me souvenir que le Family History Centre à LaSalle sauvegarde en .BITMAP.

En Word, vous pourrez insérer l'image .JPEG dans un fichier en cliquant (j'ai Word anglais) sur > INSERT > PICTURE (ou IMAGE en français ?) > FROM FILE > parcourir les images dans votre ordi > cliquer sur L'image que vous voulez insérer dans le fichier Word. Et voilà, le tour est joué et vous avez encore votre fichier image inchangé!

Il semble que l'extension .JPG ou .JPEG soit la plus populaire pour l'échange de fichiers images/photos.

TROUVEZ UN SYSTÈME DE CLASSEMENT SIGNIFICATIF ET FACILE À CONSULTER

Pour vous donner des idées, voici le système de classement que j'utilise pour sauvegarder les actes BMS et les contrats de mariage - selon la norme informatique i.e. sans espace entre les mots et en utilisant le soulignement (_) et non le tiret (-).

J'utilise N naissance B baptême M mariage CTM contrat de mariage D décès S sépulture (ou I inhumation) Rec recensement, etc. Ex. Louis Foucault:
Je mets l'année en format AAMMJJ et immédiatement après le nom et le prénom usuels. De cette façon, quand je fais une recherche sur Louis Foucault dans mes images, j'ai une vue d'ensemble de toutes images de Louis Foucault classées chronologiquement par date depuis sa naissance jusqu'à sa mort et je sais immédiatement s'il s'agit de son B ou M ou S ou CTM, Rec, etc. sans avoir besoin d'ouvrir le fichier. CROP signifie pour moi que j'ai rogné (crop) la page du registre pour ne conserver que l'acte lui-même. Ex.

(Nom usuel) + (Prénom usuel) + (date de l'acte AnMsJr) + (B ou M ou S ou CTM) + (religieux ou civil) + CROP + (_) + (date de consultation par moiAnMsJr)

FoucaultLouis17380504BreligieuxCROP_20090119.jpeg
OU
FoucaultLouis17380504BcivilCROP_20090119.jpeg

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Le site ci-dessous auquel je vous réfère est français. Nous ne possédons pas nécessairement au Québec les mêmes logiciels. Mais ça vous aidera quand même, du moins jusqu'à nos membres vous donnent des conseils "québécois" sur la bonne façon de numériser un acte.

Et si vous lisez les commentaires des lecteurs, vous apprendrez comment placer plusieurs pages d'un acte sur le même fichier ou sur la même feuille ...
http://blog.geneanet.org/index.php/post/2008/07/GeneaNet-Numeriser-un-acte.html consulté 2008-10-30

Amitiés, Dannie Tournesol