Colloque 2008 de la Fédération des familles souches (Trois-Rivières)

Ainsi que je vous le mentionnais, il y a quelques semaines, voici les principales informations recueillies lors de ce colloque tenu le 15 novembre dernier.

Sous le thème
« Pour s’en sortir…»
animé par MM Jeanmarc Lachance et J,-C, Couture

À vol d’oiseau, ce colloque s’apparentait à une session de formation destinée aux membres des diverses «familles» présentes. La première partie visait à brosser le tableau de la situation vécue par ces dernières au regard des principaux problèmes rencontrés dans leur quotidien.

En seconde partie, à même les informations échangées entre les participant(e)s, l’animateur a voulu tracer des pistes de solutions «pour s’en sortir…»

État de la situation

Le monde change, l’économie est ébranlée, les monuments qualifiés d’indestructibles s’écroulent ou vacillent… Plusieurs sont à la recherche d’un nouvel équilibre, car le statu quo n’a plus sa place, ceux-ci étant à trouver des solutions de crise bien souvent. Les diverses associations n’échappent pas à ces mutations, à ces crises. Mais, de telles crises peuvent devenir des occasions de changement, de repositionnement et de remise en question de leurs modes de fonctionnement, car on ne peut plus fonctionner comme avant…

Principaux problèmes rencontrés

Ils peuvent être regroupés sous trois thèmes principaux : la relève, le financement et les statuts et règlements.

Relève

Faut-il le rappeler ? La relève s’avère un défi de taille et l’on se rend compte aisément que ce dernier est un phénomène de génération, mais pas uniquement. En fait, quel âge a notre relève ? Elle est souvent à la retraite ou sur le point de le devenir, elle est bien scolarisée, elle a assumé des responsabilités importantes au cours des années antérieures et elle constitue probablement le dernier groupe des «baby boomers.» Le défi : comment intéresser une telle relève ?

Quelques indices de problèmes potentiels au sein d’un conseil d’administration : des postes longtemps laissés vacants, plusieurs couples ou plusieurs membres d’une même famille siégeant au sein du c.a., un ratio d’administrateurs trop élevé par rapport au nombre de membres (ce ratio ne devrait pas excéder 7 %), etc.

En outre, certains conseils d’administration peuvent vivre des situations problématiques reliés à la présence de « sauveurs » vers qui convergent les actions et les responsabilités, de
« contrôlants » qui éprouvent des difficultés à déléguer ou à faire confiance,
« d’indispensables » qui savent tout et peuvent tout bien faire, et enfin de « jeux de coulisse » où se mêlent connivences et conflits.

Financement

L’importance de la cotisation est directement reliée au budget d’une association. En fait, le budget de cette dernière divisé par le nombre de membres devrait être la balise première pour fixer la cotisation annuelle. Aucune association ne peut appuyer son existence sur un budget déficitaire, doit-on le rappeler, et la cotisation, sans être l’unique source de revenus, n’en représente pas moins l’une des principales, car les autres sources de revenus peuvent se tarir au fil des ans et des soubresauts du contexte économique…

Il faut se rappeler également que des activités réservées à des initiés ou au coût le plus bas possible, ne sont pas viables et rentables pour une association. Il faut que les activités soient rentables pour celle-ci, même si cette rentabilité peut s’avérer plus ou moins modeste.

Attention également au nombre de membres à vie et au prix qui s’y rattache ! Dans plusieurs cas, pour s’assurer d’être membre à vie, une personne doit débourser une certaine somme, somme qui viendra amortir le coût des services qui seront rendus à cette personne pendant plusieurs années (ex. : l’envoi d’un bulletin, etc.) Or, il y a belle lurette que l’on ne connaît plus des taux d’intérêt de 10 %, ce qui signifie que l’association devra, à court ou à moyen terme, piger dans son capital pour défrayer les services à rendre aux membres à vie…

Faut-il rappeler que la vente d’objets promotionnels peut connaître des fluctuations majeures qui peuvent forcer une association à supporter un inventaire plus ou moins onéreux…

De même en est-il de certaines publications qui n’atteindront qu’un bassin de lecteurs très restreint et vite saturé, d’où des boites et des boites qui dorment en espérant…

Appuyer son financement sur des activités parallèles ou passagères peut présenter certains risques, si une importance trop grande leur est accordée…

En outre, il ne faut pas oublier que plusieurs membres des conseils d’administration, entre autres personnes, mettent la main dans leurs poches à maintes reprises, que des équipements personnels sont régulièrement utilisés pour la collectivité… Un tel financement caché peut facilement représenter quelques centaines de dollars annuellement et il n’est pas assuré d’une année à l’autre, sans oublier qu’il peut devenir lourd pour les personnes concernées…

Statuts et règlements

Les lettres patentes de l’association se doivent d’être conformes aux dispositions de la Loi sur les compagnies. Les règlements adoptés par l’association feront montre d’une cohérence évidente. À cet effet, la Fédération des familles souches du Québec (F.F.S.Q.) a rédigé un
« Guide pour l’élaboration et la révision des règlements d’une association de familles .»

Toute association devrait se doter de mesures dites préventives, afin d’éviter de devoir supporter des situations auxquelles il serait difficile de se soustraire (ex. : mandat illimité des administrateurs, etc.)

Enfin, une gouvernance claire doit être établie au sein du conseil d’administration : les rôles et responsabilités de chaque administrateur se doivent d’être connus et respectés.

Conclusion de cet état de situation

a) nécessité de procéder à un auto-examen au sein de l’association
b) nécessité d’identifier les problèmes et d’y apporter des solutions
c) nécessité de prévenir plutôt que guérir (n.d.r. analyse des problèmes potentiels)
Seconde partie : pistes de solution

Suite au partage d’informations entre les différentes associations, ayant eu recours à un questionnaire relié aux différentes sources de problèmes (réf. la relève, le financement et les statuts et les règlements), l’animateur souligna « qu’une personne a plus de chance de s’engager, si cela répond à un besoin, et davantage si cela la fait vibrer. » En d’autres termes, si une personne trouve réponses à ses aspirations, à ses besoins au sein de l’association, elle s’y impliquera volontiers.

Il est de première importance de déceler les forces et les intérêts de chaque administrateur, afin de lui confier les responsabilités et les mandats qui sauront combler ses aspirations, et par le fait même, les attentes de l’association. C’est là l’un des meilleurs moyens d’assurer la relève au sein du conseil d’administration. En ce qui a trait au recrutement de nouveaux membres, la présentation des motifs qui ont amené les membres actuels à adhérer à l’association pourrait faciliter ledit recrutement. Autrement dit, nos intérêts individuels pourraient servir de tremplin pour améliorer ce recrutement.

Quant au financement d’une association, il fut clairement signalé que toute activité se devait de générer des surplus financiers. Il arrive fréquemment qu’une activité soit élaborée sur la base du coût le plus bas possible, sans considérer sa rentabilité, ce qui provoque bien souvent un déficit plus ou moins important, déficit qui aura des répercussions sur le budget de l’association et la viabilité de cette dernière.

Ayant fait le constat de la multitude d’activités réalisées par les différentes associations, l’animateur a vivement souhaité la mise en réseau des associations de la F.F.S.Q., afin de faciliter le partage des connaissances acquises, des expériences réalisées et des témoignages disponibles sur différents sujets. Présentement, 185 associations sont affiliées à la F.F.S.Q. et elles constituent la meilleure source d’informations disponibles reliées à leur quotidien.

À cet effet, la récente naissance du Centre de la francophonie des Amériques pourrait peut-être s’avérer un filon à explorer au cours des prochains mois, le temps que se concrétise l’implication de la F.F.S.Q. et des associations à cet égard. (Note du rédacteur : au premier coup d’œil, il semble que ce centre dispose de moyens techniques plus élaborés que la F.F.S.Q. – Dossier à suivre). Il est possible de prendre connaissance des premières réalisations de ce centre en visitant le site www.francophoniedesameriques.com

Afin d’alimenter la poursuite des réflexions des associations, quelques fiches furent mises à la disposition de ces dernières. Ces fiches présentent des notions reliées à la définition d’une mission pour une organisation et de ses composantes, les différents rôles et responsabilités d’un Conseil d’administration et des administrateurs qui le composent, et la structure décisionnelle d’un C.A.